Las variaciones en la situación personal y económica de los trabajadores que se conozcan en octubre, noviembre y diciembre deben regularizarse en la siguiente nómina.
Si las circunstancias personales y familiares de un trabajador cambian durante el año, la empresa debe regularizar el tipo de retención. A estos efectos:
- Si la empresa conoce el cambio de circunstancias (por ejemplo, transforma un contrato temporal en uno indefinido), debe aplicar el nuevo tipo a partir del momento en el que se produzcan las variaciones.
- Si el empleado comunica un cambio en su situación personal (por ejemplo, el nacimiento de un hijo, el inicio de convivencia con ascendiente…), el nuevo tipo se aplicará a partir de la comunicación, siempre que la haga con al menos cinco días de antelación a la fecha de preparación de las nóminas.
Para simplificar el trabajo administrativo, la empresa puede optar por regularizar las retenciones en abril, julio y octubre respecto de las variaciones producidas en el trimestre anterior. Por ejemplo, si un empleado comunicó un cambio de circunstancias a principios de julio, la empresa puede esperar y aplicar la nueva retención a partir de la nómina de octubre.
No obstante, esto sólo es aplicable durante los primeros nueve meses del año. En las variaciones conocidas o comunicadas en octubre, noviembre y diciembre la empresa debe regularizar las retenciones mensualmente, de acuerdo con la regla general antes indicada.
